Du arbeitest hart, aber auf deinem Konto fühlt es sich anders an? Oft sind es nicht die Einnahmen, sondern die stillen Geldfresser im Hintergrund: deine Fixkosten. In diesem Artikel zeige ich dir Schritt für Schritt, wie du mit einer Profit-First-Brille erkennst, welche Ausgaben wirklich nötig sind – und welche du getrost streichen kannst, ohne deine Praxis oder dein Business zu gefährden.

Mini-Check: Wie gut kennst du deine Fixkosten wirklich?

Beantworte für dich spontan – ohne in die Unterlagen zu schauen:

• Weißt du aus dem Stegreif, wie hoch deine monatlichen Fixkosten sind (auf 500 € genau)?
• Könntest du in 10 Minuten eine Liste deiner wichtigsten Abos und Verträge erstellen?
• Hast du im letzten Jahr mindestens einmal aktiv deine laufenden Kosten überprüft?

Wenn du bei mindestens einer Frage unsicher bist, bist du hier genau richtig.
Lass uns deine Fixkosten gemeinsam sortieren – verständlich, ohne Fachchinesisch und mit klaren nächsten Schritten.

Warum Fixkosten so gefährlich sind

Fixkosten sind bequem: Einmal eingerichtet, laufen sie automatisch. Und genau das macht sie tückisch.

• Sie fressen Monat für Monat Liquidität – ganz egal, wie dein Umsatz gerade aussieht.
• Sie schleichen sich ein: Hier ein Abo, dort ein Service, noch ein Tool…
• Sie sind psychologisch fast unsichtbar – weil sie „halt dazugehören“.

Im Profit-First-Denken gehören die Fixkosten in den Topf „Betriebsausgaben“. Die Reihenfolge ist klar:

Erst Gewinn, Steuern und Inhaberlohn – dann Betriebsausgaben.

Je schlanker dein Fixkostenblock, desto leichter erreichst du deine Ziel-Prozentsätze für Gewinn, Steuern und Inhaberlohn – und desto entspannter ist dein Cashflow.
Anders gesagt: Jeder unnötige Fixkosten-Euro fehlt dir privat, beim Vermögensaufbau oder für Rücklagen.

Was sind Fixkosten genau – und was nicht?

Damit du an den richtigen Stellschrauben drehst, braucht es zuerst Klarheit über die Begriffe.

Fixkosten – was fällt da alles rein?

Fixkosten sind Ausgaben, die regelmäßig anfallen – unabhängig davon, ob du gerade einen Rekordmonat oder Flaute hast. Typische Beispiele:

• Miete und Nebenkosten für Praxis/Büro
• Gehälter von Festangestellten
• Leasingraten (Auto, Geräte, Praxis-IT)
• Versicherungen (Berufshaftpflicht, Inventar, Rechtsschutz, …)
• Software-Abos (Praxissoftware, Buchhaltung, Terminbuchung, Office, Cloud, …)
• Mitgliedsbeiträge (Verbände, Netzwerke, freiwillige Kammern)
• Telefon und Internet
• Wartungsverträge (Geräte, IT, Kopierer, …)

Diese Ausgaben laufen weiter – egal, ob du voll ausgebucht bist oder krankheitsbedingt zwei Wochen nicht arbeiten kannst.

Variable Kosten – die sich mit dem Umsatz bewegen

Variable Kosten sind direkt mit deiner Leistung verknüpft, z. B.:

• Materialien, Labor, Fremdleistungen pro Patient:in/Kund:in
• Versandkosten je Auftrag
• Provisionszahlungen, die vom Umsatz abhängen

Wenn dein Umsatz sinkt, gehen variable Kosten automatisch mit runter. Fixkosten dagegen bleiben stehen wie ein Fels. Genau deshalb ist die Unterscheidung so wichtig: Der größte Hebel für mehr finanziellen Spielraum liegt fast immer bei den Fixkosten.

Die Profit-First-Brille: So ordnest du deine Fixkosten neu

Profit First bedeutet im Kern: Du drehst die klassische Logik „Umsatz – Kosten = Gewinn“ um. Stattdessen arbeitest du nach diesem Prinzip:

Umsatz – Gewinn – Steuern – Inhaberlohn = Betriebsausgaben

Du definierst zuerst, wie viel Geld für dich, für Steuern und für Gewinn reserviert sein soll.
Was dann noch übrig bleibt, ist dein Betriebsausgaben-Budget – und darin müssen deine Fixkosten Platz finden.

So gehst du dabei vor

1. Bestimme dein durchschnittliches Monats-Umsatzniveau
   Schau dir die letzten 12 Monate an und bilde einen realistischen Durchschnitt.
2. Lege deine Ziel-Prozente fest
   Wie viel Prozent deines Umsatzes sollen auf
   • Gewinn
   • Steuern
   • deinen Inhaberlohn
     entfallen?
3. Der Rest ist dein Topf für Betriebsausgaben
   Was übrig bleibt, ist dein maximaler Rahmen für Betriebsausgaben – inklusive aller Fixkosten.

Wichtiger Mindset-Shift:

Fixkosten sind kein Naturgesetz, sondern eine bewusste unternehmerische Entscheidung im Rahmen deines Budgets.

Schritt 1: Mach deine Fixkosten komplett sichtbar

Viele Praxis- und Unternehmensinhaber:innen haben nur ein Bauchgefühl zu ihren Fixkosten – aber keinen klaren Überblick. Dein erster Schritt ist deshalb eine ehrliche Bestandsaufnahme.

1. Export aus der Buchhaltung oder Bank

• Lass dir alle Ausgaben der letzten 12 Monate aus deinem Buchhaltungsprogramm oder direkt von deiner Bank exportieren.
• Am besten im Excel- oder CSV-Format, damit du filtern und markieren kannst.

2. Laufende Posten herausfiltern

Markiere alles, was regelmäßig wiederkehrt:

• monatlich (z. B. Mieten, Software-Abos)
• quartalsweise (z. B. Versicherungen, Wartungsverträge)
• jährlich (z. B. Mitgliedsbeiträge, Lizenzen)

3. Nach Kategorien sortieren

Strukturiere deine Fixkosten in sinnvolle Bereiche, z. B.:

• Miete & Räume
• Personal
• Fahrzeuge & Mobilität
• IT & Software-Abos
• Versicherungen
• Mitgliedsbeiträge & Lizenzen
• Fortbildungen & Coaching
• Kommunikation & Energie
• Sonstiges (Bankgebühren, Porto etc.)

Jetzt hast du deine Fixkosten-Landkarte. Ab hier geht es ans Bewerten und Entscheiden.

Schritt 2: Ampelsystem – welche Fixkosten sind wirklich nötig?

Damit du nicht im Detailchaos versinkst, hilft ein einfaches Ampelsystem:

• 🟢 Grün = Muss
  Ohne diese Ausgabe kannst du dein Geschäft nicht sinnvoll oder rechtssicher betreiben.
• 🟡 Gelb = Nice-to-have
  Hilfreich, aber nicht zwingend notwendig. Könnte reduziert, ersetzt oder zeitweise pausiert werden.
• 🔴 Rot = Ballast / Risiko
  Bringt kaum oder keinen Mehrwert – vor allem im Verhältnis zu den Kosten. Oft „schon immer so“, Status oder Bequemlichkeit.

Deine drei Kernfragen pro Fixkostenposition

Stell dir zu jeder Ausgabe diese Fragen:

1. Bringt diese Ausgabe direkt oder indirekt Umsatz?
   • Direkt: Sie schafft Kapazität, ohne die du Patient:innen/Kund:innen nicht bedienen könntest.
   • Indirekt: Sie sichert Qualität, Reputation oder Rechtssicherheit.
2. Schützt diese Ausgabe dich vor echten Risiken?
   • z. B. Haftpflicht, Berufsunfähigkeit, IT-Sicherheit, Datenschutz, gesetzliche Vorgaben.
3. Entlastet sie dich nachweislich spürbar?
   • Spart sie dir Zeit?
   • Spart sie Fehler?
   • Nimmt sie dir Aufgaben ab, die du als Unternehmer:in nicht machen solltest?

Nur wenn mindestens eine dieser Fragen klar mit „Ja“ beantwortet wird, ist die Ausgabe ein Kandidat für Grün.

• 🟡 Nice-to-have (Gelb): Bringt Mehrwert, aber nicht in dem Maße, wie sie kostet.
• 🔴 Ballast (Rot): Kein klarer Nutzen, nur Gewohnheit, Angst („Was, wenn…“) oder Status.

Schritt 3: Die Hebel in den wichtigsten Fixkosten-Kategorien

Jetzt schauen wir in die Bereiche, in denen sich typische Einsparpotenziale verstecken – speziell für Praxen und kleine Unternehmen.

3.1 Miete & Räume

Fragen, die du dir stellen kannst:

• Nutzt du deine Räume wirklich voll aus?
• Gibt es Bereiche, die selten genutzt werden (zweites Besprechungszimmer, Lager, Wartebereich XXL)?
• Könntest du Teile untervermieten oder perspektivisch auf kleinere Flächen umziehen?
• Brauchst du wirklich die Premiumlage – oder reicht eine gute, gut erreichbare, aber günstigere Lage?

Grün – in der Regel nötig:

• Räume, die du für die Erbringung deiner Leistungen brauchst (Behandlungszimmer, Therapie-/Coachingräume, Arbeitsplätze).
• Räume, die gesetzlichen Anforderungen entsprechen (z. B. Hygienerichtlinien im Gesundheitsbereich).

Gelb/Rot – kritisch prüfen:

• Überdimensionierte Empfangsbereiche oder repräsentative Flächen, die kaum genutzt werden.
• Zweiter Standort, der kaum Umsatz bringt und vor allem Kosten produziert.

3.2 Personalfixkosten

Personalkosten sind oft eine der größten Fixkostenpositionen – und gleichzeitig eine der sensibelsten.

Fragen zur ehrlichen Analyse:

• Ist jede feste Stelle wirklich dauerhaft ausgelastet?
• Gibt es Aufgaben, die besser ausgelagert oder automatisiert werden könnten (Telefonservice, Abrechnung, Buchhaltung, Social Media)?
• Gibt es Tätigkeiten, die hochqualifizierte Mitarbeiter:innen unnötig blockieren (z. B. Fachkraft erledigt einfache Verwaltungstätigkeiten)?

Grün – in der Regel nötig:

• Dein Kernteam, das direkt zur Leistungserbringung, Qualität oder zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben beiträgt.

Gelb – prüfen:

• Doppelstrukturen (zwei Teilzeitkräfte, wo eine Vollzeitperson sinnvoller wäre – oder umgekehrt).
• Versteckte Leerlaufzeiten.
• Aufgaben, die falsch verteilt sind („teure“ Fachkraft macht „billige“ Aufgaben).

Wichtig:
Es geht nicht darum, „einfach Personal abzubauen“, sondern deine Struktur so zu gestalten, dass dein Betriebsausgaben-Rahmen eingehalten wird und dein Team sinnvoll eingesetzt ist.

3.3 Fahrzeuge & Mobilität

Hier lauert oft Status-Ballast.

Fragen:

• Brauchst du wirklich ein teures Leasingfahrzeug – oder wäre ein solides Gebrauchtfahrzeug ausreichend?
• Wird das Auto tatsächlich häufig für Patient:innen- oder Kundentermine genutzt oder eher privat/„nice-to-have“?
• Sind BahnCard, Carsharing oder Fahrgemeinschaften möglicherweise günstiger und flexibler?

Typische Ballast-Beispiele:

• Hochpreisige Fahrzeuge mit hoher Leasingrate, die nur gelegentlich betrieblich genutzt werden.
• Zweit- oder Drittwagen ohne klare Auslastung.

3.4 IT & Software-Abos

Die Summe der „nur 19,90 € im Monat“ kann ganz schön wehtun.

Typische Fallen:

• Mehrere Tools mit ähnlichen Funktionen (z. B. verschiedene Cloudspeicher, mehrere Office-Lösungen).
• Lizenzen für Mitarbeiter:innen, die gar nicht (mehr) im Unternehmen sind.
• Monatliche Zahlungen, obwohl Jahresabos deutlich günstiger wären – und du das Tool ohnehin dauerhaft nutzt.

So gehst du vor:

• Liste aller Software-Abos erstellen – mit Kosten pro Monat und Jahr.
• Prüfen: Welche Tools werden selten oder gar nicht genutzt?
• Gibt es All-in-One-Lösungen, die mehrere Einzeltools ersetzen können?

3.5 Versicherungen

Versicherungen sind wichtig – aber viele Verträge sind veraltet oder doppelt.

Fragen:

• Sind alle Policen noch auf dem aktuellen Stand (Umsatz, Mitarbeiterzahl, Risikoentwicklung)?
• Gibt es doppelte Absicherungen (z. B. Rechtsschutz in mehreren Verträgen)?
• Bist du vielleicht überversichert – also höher abgesichert, als es für deine Situation sinnvoll ist?

Grün – meist nötig:

• Berufshaftpflicht, wesentliche Sachversicherungen, grundlegende Rechtsabsicherung.

Rot – Ballast:

• Absicherungen von Risiken, die dich nicht wirklich existenziell treffen würden oder extrem unwahrscheinlich sind.
• Zusatzbausteine, bei denen niemand genau weiß, wofür sie eigentlich gut sind.

3.6 Mitgliedsbeiträge, Lizenzen & Fortbildungen

Mitgliedschaften:

• Nutzt du die Vorteile (Netzwerk, Fachinfos, Sichtbarkeit) aktiv – oder zahlst du nur Beiträge?
• Brauchst du jede Mitgliedschaft wirklich, oder ist sie eher Prestige oder Gewohnheit?

Fortbildungen:

• Sorgt die Fortbildung für mehr Umsatz, höhere Honorare, bessere Qualität oder neue Angebote?
• Oder ist sie „nur interessant“?
• Gibt es günstigere, fokussierte Alternativen (Onlinekurse, Inhouse-Schulungen, Fachliteratur)?

3.7 Kommunikation, Energie & Sonstiges

Hier liegen selten die ganz großen Beträge – aber in Summe kann es trotzdem wehtun.

Fragen:

• Sind deine Telefon- und Internet-Tarife noch aktuell – oder zahlst du für veraltete Pakete?
• Passt dein Strom- und Gasvertrag – oder lohnt ein Anbieterwechsel?
• Sind deine Bankgebühren noch zeitgemäß – oder gibt es geeignetere Kontomodelle?

Jede Einsparung hier erhöht direkt deinen Gewinn, weil du sie nicht „weiterverkaufst“, sondern sie einfach nicht mehr ausgibst.

Entscheidungs-Framework: Behalten, Kürzen, Kündigen

Für jede Fixkostenposition kannst du ein kleines Entscheidungs-Interview mit dir selbst führen:

1. Wenn ich diese Ausgabe streiche – was passiert realistisch?
   • Kurz- und mittelfristig für
     • Umsatz
     • Qualität
     • Sicherheit
     • Team & Stimmung
2. Kann ich sie reduzieren, statt komplett zu streichen?
   • Günstigerer Tarif / Anbieterwechsel
   • Weniger Nutzer:innen oder Lizenzen
   • Kleinere Fläche, einfacheres Modell, weniger Kilometer
3. Gibt es eine alternative Lösung?
   • Outsourcing statt Festanstellung
   • Ein kombiniertes Tool statt mehreren Einzellösungen
   • Kooperation statt eigener Struktur
4. Profit-First-Check:
   • Passt die Ausgabe in meinen Rahmen für Betriebsausgaben – nachdem Gewinn, Steuern und Inhaberlohn berücksichtigt sind?
   • Wenn nein: Was muss weg oder kleiner werden, damit es wieder passt?

Dein 5-Schritte-Plan für die Fixkosten-Diät

Damit das Ganze nicht nur Theorie bleibt, hier ein klarer Fahrplan.

Schritt 1: Vollständige Fixkostenliste erstellen

• Letzte 12 Monate Ausgaben ziehen
• Wiederkehrende Posten markieren
• Nach Kategorien sortieren

Schritt 2: Ampelbewertung (Grün/Gelb/Rot)

• Zu jeder Position die drei Kernfragen (Umsatz, Sicherheit, Entlastung) beantworten
• Grün = Muss, Gelb = Nice-to-have, Rot = Ballast/Risiko

Schritt 3: Rahmen für Betriebsausgaben definieren

• Umsatzniveau (Durchschnitt der letzten 12 Monate) bestimmen
• Ziel-Prozente für Gewinn, Steuern, Inhaberlohn festlegen
• Was übrig bleibt, ist der Betriebsausgaben-Topf (inkl. Fixkosten)

Schritt 4: Maßnahmenplan erstellen

• Zuerst rote Posten: kündigen, reduzieren, ersetzen
• Dann gelbe Posten: verhandeln, bündeln, günstiger organisieren
• Grüne Posten: prüfen, ob sie optimal gestaltet sind (Tarife, Struktur, Auslastung)

Schritt 5: Einsparungen bewusst „parken“

Ganz zentral im Profit-First-Sinn:

Jeder eingesparte Euro bei den Fixkosten wandert nicht in neue Ausgaben,
sondern konsequent auf deine Gewinn-, Steuer- oder Inhaberlohnkonten.

Sonst „verdampfen“ deine Einsparungen innerhalb weniger Monate wieder – und du fragst dich, warum es sich auf dem Konto nicht besser anfühlt.

Typische Fehler bei der Fixkostensanierung

Damit du nicht in die gängigen Fallen tappst, hier die häufigsten Stolpersteine:

• Zu radikal kürzen
  Du streichst Leistungen, die Qualität oder Teamkultur massiv schädigen.
  → Besser: gezielt, mit Plan und Übergangszeit.
• Nur auf den Preis schauen
  Günstigster Anbieter, aber schlechter Service, Ausfallrisiken, Ärger.
  → Immer Preis und Leistung im Blick behalten.
• Laufzeiten ignorieren
  Verträge werden einfach „hingenommen“, weil sie sowieso noch 2 Jahre laufen.
  → Jetzt Alternativen suchen, Kündigungsfristen notieren, rechtzeitig umstellen.
• Keine Routine etablieren
  Einmal großer Aufräumtag – und dann wieder drei Jahre Funkstille.
  → Fixkosten-Check mindestens 1x pro Jahr, besser pro Quartal.

Routine etablieren: Dein Fixkosten-Checktag

Damit aus einer Aufräumaktion ein echter Erfolgsfaktor wird, brauchst du Routine.

Lege dir einen festen Termin im Kalender, zum Beispiel:

Einmal pro Quartal: Fixkosten-Check (60–90 Minuten)

Inhalt deines Fixkosten-Checktags:

• Neu hinzugekommene Abos/Verträge prüfen
• Passt der Rahmen für Betriebsausgaben noch zu deinen Profit-First-Zielen?
• Anstehende Kündigungsfristen checken und eintragen
• Einsparungen bewusst auf Gewinn-, Steuer- und Inhaberlohnkonten umverteilen

Dein Nutzentool: Fixkosten-Checkliste für Praxis & kleines Unternehmen

Diese Checkliste kannst du direkt beim nächsten Fixkosten-Check nutzen oder in dein Notiz-/Buchhaltungstool übernehmen.

Allgemeine Fragen pro Fixkostenposition

• Wofür genau gebe ich hier Geld aus (in einem Satz)?
• Nutze ich die Leistung/Funktion wirklich regelmäßig und bewusst?
• Würde eine neutrale Person (z. B. Coach, Steuerberater:in) diese Ausgabe als sinnvoll einstufen?
• Könnte ich diese Ausgabe für 3 Monate testweise streichen oder deutlich reduzieren?
• Gibt es eine günstigere Alternative oder ein Kombiprodukt?
• Ist die Vertragslaufzeit/Lösung noch zeitgemäß?

Profit-First-Fragen

• Passt diese Ausgabe in meinen Prozentrahmen für Betriebsausgaben?
• Steht sie im Verhältnis zu meinem aktuellen Umsatz – nicht zu meinem Wunschumsatz?
• Habe ich Einsparungen konkret auf Gewinn-/Steuer-/Inhaberlohnkonten umgebucht?

Weiterführende Quellen (für deine Vertiefung)

Wenn du tiefer einsteigen möchtest, können dir u. a. folgende Ressourcen helfen:

1. „Profit First“ von Mike Michalowicz – das Buch hinter dem Profit-First-Prinzip (inkl. Praxisbeispielen und Kontenstruktur).
2. KfW-Unternehmens- und Gründungsstudien – Einblicke in Liquidität, Finanzierung und wirtschaftliche Lage kleiner Unternehmen.
3. Webseiten von Berufsverbänden / Kammern deiner Branche – oft mit Musterauswertungen, Checklisten und betriebswirtschaftlichen Tipps.

FAQ – häufige Fragen zum Thema Fixkosten

1. Wie oft sollte ich meine Fixkosten überprüfen?
Mindestens einmal im Jahr, besser einmal pro Quartal. Gerade in Zeiten steigender Preise oder unsicherer Umsätze lohnt ein häufigerer Blick. Wichtig ist, dass du einen festen Termin im Kalender hast.

2. Woran erkenne ich, dass meine Fixkosten „zu hoch“ sind?
Ein klares Warnsignal ist, wenn du trotz ordentlichem Umsatz

• regelmäßig mit deinem Kontostand kämpfst,
• Rücklagen schwer aufbauen kannst oder
• dein Inhaberlohn sich eher nach „Restposten“ anfühlt.
  Objektiv wird es, wenn du deinen Betriebsausgaben-Prozentsatz berechnest und mit deinen Profit-First-Zielen vergleichst.

3. Ist es nicht gefährlich, Fixkosten zu stark zu kürzen?
Doch, wenn du planlos streichst. Deshalb ist das Ampelsystem so wichtig. Grün bleibt, Gelb wird optimiert, Rot wird konsequent hinterfragt. Entscheidend ist, dass du Umsatz, Qualität, Sicherheit und Teamkultur immer mit im Blick behältst.

4. Wie gehe ich mit langfristigen Verträgen um, die (noch) nicht kündbar sind?
Auch wenn du einen Vertrag nicht sofort kündigen kannst, hast du Handlungsspielraum:

• frühzeitig Kündigung vormerken und Fristen eintragen,
• prüfen, ob Leistungsumfang reduziert werden kann,
• parallel Alternativen testen, damit du zum Kündigungstermin bereit bist.

5. Kann ich Profit First auch nachträglich einführen, wenn mein Unternehmen schon länger läuft?
Ja, absolut. Viele etablierte Praxen und Unternehmen steigen nach mehreren Jahren ein. Starte mit einer sanften Anpassung deiner Prozentsätze und arbeite dich Schritt für Schritt an deine Zielverteilung heran. Wichtig ist, dass du anfängst – perfekt wird es unterwegs.

Fazit: Fixkosten sind eine Entscheidung, kein Schicksal

Fixkosten sind nicht einfach „das, was halt anfällt“. Sie sind das Ergebnis vieler kleiner Entscheidungen – und genau deshalb kannst du sie auch wieder verändern.

• Du hast gelernt, wie du deine Fixkosten sichtbar machst.
• Du kennst ein einfaches Ampelsystem zur Bewertung.
• Du weißt, wie du mit der Profit-First-Brille deinen Betriebsausgaben-Rahmen festlegst.
• Und du hast einen klaren 5-Schritte-Plan plus Checkliste an der Hand.

Jeder Euro, den du heute bei unnötigen Fixkosten einsparst, stärkt morgen deinen Gewinn, deine Sicherheit und deinen persönlichen Lebensstandard.