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Oktober 25, 2021

So stellen Sie sicher, dass Ihr Steuerberater zu jeder Bankbuchung einen Beleg hat

Die Finanz- und Lohnbuchhaltung bietet viele Möglichkeiten der Digitalisierung und Automatisierung. Und zwar so, dass Sie die ersparte Zeit mit anderen, sinnvolleren Tätigkeiten verbringen können.

Zusätzliche Zeit also für die Unternehmensstrategie, für wichtige Kunden, für Ihre Mitarbeiter oder einfach für Ihre Familie.

Natürlich helfe ich Ihnen bei der Digitalisierung Ihrer Finanz- oder Lohnbuchhaltung. Ich setze dabei auf leistungsfähige und sichere Software. Wie im Bild mit DATEV Unternehmen online. Eine Software, die zahlreiche Schnittstellen zu anderen Programmen bietet.

Mit DATEV Unternehmen online lässt sich das Rechnungswesen und die Lohnbuchhaltung des Unternehmens komplett abbilden. Beispielsweise werden hier alle Buchhaltungsbelege online gesammelt. Für kleinere Unternehmen ist auch eine Auftragsverwaltung mit Rechnungsschreibung integrierbar: Belegmanagement, Zahlungsverkehr, Digitale Personalakte, Kostenrechnung, Controllingberichte und andere Finanzbuchhaltungsauswertungen. Alles drin und meines Erachtens sehr kostengünstig. Gleichzeitig auch eine perfekte Unterstützung für Ihren Steuerberater, wenn er mit DATEV arbeitet.

Meine Kunden nutzen diese Möglichkeiten umfassend oder sind auf dem Weg dahin. Alle Belege werden für den Steuerberater eingescannt, die Bankdaten des Unternehmens werden dem Steuerberater online zur Verfügung gestellt.

Wie aber können Sie dabei sicherstellen, dass Sie zu jeder Bankbuchung auch einen Beleg eingescannt haben?

Denken Sie einmal an die elektronischen Rechnungen, die Sie erhalten: eingehende E-Mails mit Rechnungsanhang können Sie direkt ins Portal DATEV Unternehmen online weiterleiten. Aber was ist mit Rechnungen, die in anderen Portalen gespeichert sind (z.B. bei Amazon, Digistore, Mobilfunk)? Wie können Sie hier sicherstellen, dass dem Steuerberater wirklich alle Rechnungen vorliegen, wenn er Ihre Buchhaltung bearbeitet?

Die Lösung besteht aus zwei Teilen:
1. Zunächst schaffen Sie im Unternehmen Standardprozesse, die die richtige Behandlung der eingehenden Rechnungen, die Übermittlung an DATEV Unternehmen online und die Ablage und Aufbewahrung sicherstellen. Dazu sind Sie ohnehin aufgefordert, denn ein solcher Prozess muss bereits in Ihrer GoBD-Verfahrensanweisung dokumentiert sein, um die Ordnungsmäßigkeit der Buchhaltung zu gewährleisten.

2. Zur Sicherung der festgelegten Prozesse nutzen Sie die Kontrollmöglichkeit im Bereich „Bank“ von DATEV Unternehmen online. Hier können Sie jede Kontobewegung prüfen und bei Bedarf mit einem Beleg verbinden. Das System erkennt automatisch, ob alle Kontobewegungen geprüft sind.

Dazu ein Tipp: Die Prüfung der Kontobewegungen lässt sich ebenfalls weitgehend automatisieren.
Sie können sowohl Regeln für Zuordnungen hinterlegen, als auch automatische Verknüpfungen initialisieren. Das erspart einen Großteil der manuellen Zuordnungsarbeit.

So ist jederzeit sichergestellt, dass alle Belege im System sind. Rückfragen des Steuerberaters werden vermieden und Sie selbst bekommen einen guten Überblick über bezahlte und noch nicht bezahlten Rechnungen. Für die unbezahlten Belege greift dann der erste Teil der Lösung (siehe oben).

Wenn Sie bei der Automatisierung Hilfe benötigen, bin ich gerne für Sie da.