Du arbeitest gerne mit dem „Profit First“-System (wenn du das Buch nicht kennst, schicke ich dir gerne einen unverbindlichen Ausschnitt – hier ohne weitere Kosten anfordern). Dein Einnahmenkonto ist nach den Profit-First-Verteilungssätzen verteilt. Und jetzt sollen die Rechnungen vom Betriebsausgabenkonto überweisen werden. „Aber“, so stöhnt eine Klientin von mir: „ich habe so viele ‚Kanäle‘ mit Rechnungseingängen … teilweise muss ich diese aktiv downloaden, teilweise kommen diese per Email. Manche Belege sind schon bar bezahlt, manche mit meiner EC-Karte.“ Wie kann man dafür einen sinnvollen Workflow einführen, damit die Belegsammelei nicht zu viel Zeit beansprucht?
Mein eigener Workflow dazu sieht (ganz grob) so aus:
1. Unabdingbar für die wirksame Optimierung: Du nutzt ein Buchhaltungsportal (z.B. DATEV Unternehmen online).
2. Täglicher Posteingang ➡️ daraus alle notwendigen Belege nach Kontrolle scannen oder ins Buchhaltungsportal fotografieren.
3. Zahlungen (elektronisch) vornehmen (1x Woche) ➡️ Die Zahlungsdaten werden aus den digitalisierten Belegen erkannt und zur Freigabe vorgeschlagen.
4. Belegbilder werden meinen Bankbewegungen in der Buchhaltungssoftware zugeordnet (geschieht weitgehend automatisiert; etwas Nacharbeit ist erforderlich).
5. Ablage der Papier-Belege in A-Z Ordner direkt nach dem Scannen oder Fotografieren (digitale Belegbilder sind durch die Verknüpfung mit den Bankbewegungen rechtssicher archiviert).
6. Profit-First Verteilung vornehmen (1x 14tägig).
Die Vorteile liegen auf der Hand:
👉 Durch die zeitnahe Bearbeitung der Belege geht kein Beleg verloren.
👉 Alle Belege sind rechtssicher archiviert und werden beim Buchen automatisch mit dem Buchungssatz verknüpft (damit erspare ich auch viel Prüfungszeit mit dem Finanzamtsprüfer, wenn dieser im Haus ist).
👉 Alle Bankbewegungen sind dokumentiert und kontrolliert (unerlaubte Abbuchungen von Hackern o.ä. würden sofort auffallen).
👉 Die „Papierablage“ ist einfach und die „elektronische“ rechtssichere und gobd-konforme Ablage ist sichergestellt.
👉 Die Termine, an denen Zahlungen stattfinden (sei es Rechnungsbezahlung) gehen sehr schnell (etwas mehr als der „Knopfdruck“), da alles schon automatisiert digital vorbereitet ist (für die Profit First Verteilung nutze ich eine vorbereitete Excel-Tabelle, an denen ich nur noch die Einnahmensumme des entsprechenden Zeitraums eintragen muss).
❗️ Wichtiger Hinweis ❗️
Mein Workflow beinhaltet noch nicht den formalen Prozess des „ersetzenden Scannens“. Dieser Prozess erlaubt es, die Papierbelege nach dem Scannen zu vernichten. Wer sich dafür interessiert, sollte meine Infos auf meiner facebook-Seite im Auge behalten – ich biete dazu bald einen Online-Wochenend-Workshop an.
Für meine Klientin ist wichtig:
1. Barbelege werden auch digitalisiert und als „Barbelege“ gekennzeichnet. Damit weiß die Software bereits, dass der Beleg bezahlt ist und schlägt hier keine erneute Zahlung vor. Der Beleg wandert in den A-Z-Papierablageordner.
2. EC-Belege werden der Bankbewegung (im Idealfall automatisiert) zugeordnet und somit schon als „bezahlt“ gekennzeichnet. Auch hier wird dann kein weiterer Zahlungsvorschlag erstellt.
3. Rechnungen, die noch aus Portalen runtergeladen werden müssen, können nicht vergessen werden, weil ansonsten die Bankbewegung in deinem Portal als „ohne Beleg“ oder „offen“ angezeigt wird. Tipp: bei den meisten Anbietern kannst du einstellen, dass du lieber (oder zusätzlich) eine Rechnung per Mail haben möchtest.
4. Rechnungen, die per E-Mail-Anhang, eingehen, kannst du einfach in dein Belegportal „weiterleiten“. (Alternativ: es gibt einige kleine Tools, die diese Rechnungen automatisch extrahieren und für die Buchhaltung vorbereiten bzw. diese Rechnungen automatisch in dein Buchhaltungsportal weiterleiten.
Möchtest du deinen eigenen Workflow optimieren? Buch dir einen unverbindlichen Kennenlerntermin unter www.joachimwelper.de und wir gucken, wieviel Zeit und Nerven wir dir sparen können.
